Como Salir de la Crisis

Teletrabajo y Oficina Virtual es una solución

¿Como salir de la crisis? Uno de los primero pasos para que el negocio se mantenga “a flote” y esté preparado para una eventual recuperación de la economía es sin duda reducir gastos y costos fijos, tales como los de oficina, con una oficina virtual. Sin embargo hay otros gastos que se puede explorar reducir; como por ejemplo colaboradores que por su trabajo de investigación y análisis no es necesario que permanezcan de tiempo completo en la oficina. Se puede implementar un programa de teletrabajo con los especialistas fiscales, mercadotecnia, etc., con la ventaja que no se pierde la experiencia y el conocimiento de la empresa.


Implementar la estrategia de teletrabajo requiere de un diagnóstico y plan de la empresa que mantenga la comunicación entre todos los empleados y fortalezca la atención a los clientes.


También es muy importante a la hora de pensar en la implementación del teletrabajo en aplicar los mecanismos de control y establecer los procedimientos de aseguramiento de la información que permitan dar seguimiento y verificación de los resultados obtenidos.


Al romper con el esquema tradicional de trabajar con un horario fijo en una oficina, nos enfrentamos con una nueva forma de trabajo. Esta nueva forma de trabajo a distancia requiere de compromiso y disciplina de todos los participantes, teniendo como recompensa para la empresa y su personal una ventaja competitiva ante el nuevo entorno laboral.

ERP y Redución de Gastos y Costos

¿Se puede iniciar conjuntamente un programa de Reducción de Gastos y Costos con la implementación del ERP (Enterprise Resource Planning)?


SAP, JD Edwards, People Soft, Aspel, etc…..


El siguiente artículo es el producto de muchas discusiones con colegas que opinan que no es conveniente mezclar ambos proyectos, básicamente porque cada uno de ellos lleva implícitos cambios en los procesos de la empresa y ese manejo del cambio en la gente puede llegar a ser complejo o traumático, sin embargo la oportunidad que se presenta con la integración de ambos proyectos es realmente invaluable, si se cumple con una premisa: INTEGRACION.


En su estructura propia cada uno de los proyectos lleva implícito el concepto de integración para alcanzar su éxito, Por ejemplo si queremos evaluar los resultados de la Cadena de Suministros con los informes que genera el ERP, sólo se pueden lograr los resultados si funciona correctamente la integración con los dos módulos básicos de la cadena de suministros: SCM (Suply Chain Management) y CRM (Customer Relationship Mangement). Los cuales sólo en conjunto representan una solución integral de mejora de servicios con costos óptimos y fortalecimiento en la atención a los clientes.


Específicamente un Proyecto de Reducción de Costos y Gastos es parte del objetivo de la Dirección de la empresa de aumentar las Utilidades y la Rentabilidad. Este enfoque coincide plenamente con el objetivo que persigue la implementación del ERP, como el software que provea la información integrada en un sólo sistema de las distintas áreas de la empresa, finanzas, operaciones, logística y recursos humanos. Con lo cual los directivos de la empresa dispondrán de las herramientas para tomar mejores decisiones puesto que los responsables de cada una de las áreas revisa y analiza la misma información que ve su jefe o nivel superior.


Independientemente del software que se decida implementar, se tienen que dimensionar las necesidades de la empresa y en este análisis, determinar que procesos se pueden mejorar y hacer más ágil el flujo de información, ya sea que la empresa vaya a llevar a acabo la implementación del ERP con apoyo de consultores externos o con recursos propios es muy importante plantearse que actividades o trámites pueden simplificarse o eliminarse sin que se pierdan controles de seguridad, calidad del producto o servicio y atención al cliente. Si se cumple con esta parte del proyecto correctamente la organización obtendrá un ERP que permitirá que el personal se dedique a sus funciones productivas, completamente sin distraerse en labores administrativas, ya que contará con los reportes para identificar cualquier variación.


Para la implementación del ERP, la colaboración del personal como parte activa en la identificación y promoción de nuevas formas de trabajo que ayuden a reducir costos y gastos, es el factor que garantizará el éxito de la empresa. Sin embargo para lograr esta colaboración se requiere haber hecho previamente un trabajo de manejo del cambio en el personal que se identifique como promotor de la optimización de los procesos de la organización. En un entorno de crisis como el actual es muy importante que el personal alinee sus esfuerzos con los de la empresa siempre buscando la rentabilidad del negocio y asegurando la sobrevivencia del mismo, ya que de existir el temor de perder el empleo por proponer una mejora en los procesos, sólo llevará al estancamiento y a perder competitividad la organización y al final de cuentas el trabajador perderá su empleo.


Por ser la integración de ambos proyectos lo que determinará si hay éxito o no en la organización desde la fase de análisis y planeación se deben integrar ambos proyectos, con lo cual se evitarán dudas o malos entendidos del personal que sólo verá un proyecto de implementación de ERP con objetivos específicos de optimización de procesos. Sin duda llevar a cabo este proyecto requiere de mucha experiencia y trabajo de planeación, sin embargo esta exploración de oportunidades le permitirá a la organización implementar estrategias muy exitosas de estandarización de procesos, reducción de costos y gastos, asegurando la rentabilidad de la empresa en el largo plazo.
CP Bulmaro Crespo

Cost Reduction Ideas

We are pleased to announce that some of our articles are published in English in order to promote the global exchange of ideas on how to reduce costs and expenses.

One of the ideas that we promote to reduce costs and expenses in business is to work at home or telework, we are of the opinion that this is a very important formula for generating jobs.
To manage the current economic crisis is very important share experiences and ideas on how to solve the various problems facing business.
Surviving and thriving in such competitive business world requieres dynamic action planning.
These options work at home must be accompanied by a well-designed program of implementation to avoid risks and loss of confidentiality of information.
The program and procedures should be as simple and straightforward as posible the employee should not have doubts about the tasks.
The companies that decide to implement telework should analises the technology requirements related to management of telework and an explanatory investigation of contractual arrangements for telework employement, and implications for technology and service development.
We must also realize the definition of schedules, to handle calls about the work developed.
See you until the next publication.
Ofisursoluciones

Como Reducir Gastos y Costos Teletrabajo en México

Continuando con las ideas para reducir gastos y costos, el teletrabajo representa una muy buena oportunidad. Como concepto "teletrabajo"aún no está muy difundido. Sin embargo se aplica en muchas àreas, por ejemplo promotores, vendedores, corredores inmobiliarios, visitadores médicos, asesores contables y fiscales, legales y asistencias secretariales entre muchas otras que podrìamos enumerar.
Si lo queremos definir lo más sencillo es atender a su raíz etimológica, de la palabra griega tele, que significa lejos y trabajo.
Ante los avances tecnológicos en computación y comunicación que se han tenido en los últimos años, el teletrabajo también ha tenido un auge importante, aunque es difícil saber en que porcentaje de la gente que trabaja en su casa es por teletrabajo y cuanta como profesionista independiente o emprendedores que arrancarón su empresa desde su casa.
No obstante que puede implicar costos y gastos en equipo y telecomunicaciones el implementar en una empresa el teletrabajo, el costo-beneficio puede ser muy importante comparado con los costos de oficina de la empresa.
Otro aspecto importante a tomar en cuenta es la confidencialidad y resguardo de la información, así como la relación laboral que mantendrá la empresa con el trabajador en casa.
El teletrabajo puede ser una buena oportunidad de frenar el fuerte incremento que se está teniendo en el desempleo, ya que se pueden reducir costos y gastos  y continuar la relación con los empleados con experiencia que pueden aportar valor a la empresa.
C.P. Bulmaro Crespo

Porque algunos negocios están prosperando?

Un amigo me pidió que lo ayudara en la elaboración de su plan de negocios para abrir una sucursal de su restaurante de comida rápida, la pregunta de inmediato fue como abrir una sucursal en estos momentos?, les dejos sus comentarios:

Con el problema de la contingencia por la influenza, en esta zona de Toluca el movimiento comercial se quedó desierto. De inmediato reunimos a la familia y tomamos las siguientes acciones:

1 Ampliamos las opciones en el menú, incluyendo baguetes de atún, de quesos, más ensaladas y órdenes de frutas.

2. Hicimos volantes con fotos “atractivas” del menú, con la opción de entrega a domicilio o comprar para llevar. Todo con una presentación de empacado higiénicamente.

3. Toda la familia apoyó en el reparto de los volantes, tanto en casas y en edificios habitacionales y de oficinas.

4. Para reducir los costos y gastos, yo personalmente estoy haciendo las compras.

5. Los precios de los productos existentes no los hemos subido, y lo mencionamos en la publicidad.

Claro que estoy trabajando como nunca y también el apoyo que les estoy pidiendo a mis hijos ahora es más que antes. Pero las ventas se nos han incrementado en forma importante. Por eso queremos evaluar la posibilidad de abrir una sucursal, aprovechando que las rentas no han subido, (por lo menos por la zona que pensamos abrir el nuevo restaurante), y que ha sido un éxito el menú para entregar a domicilio.

El mensaje de esta historia es; que está usted haciendo para mejorar la utilidades de su negocio? Hacer que el negocio sobreviva ya es un mérito muy importante pero aumentar las utilidades es la razón de ser del negocio.

CP Bulmaro Crespo

Reducción de Gastos

Reducción de Gastos y Costos Administrativos

Siguiendo con el tema de Ideas Para Reducir Costos y Gastos del blogg del 12 de mayo del 2009, nada más oportuno que comentar la urgencia de hacer un plan estratégico de reducción de gastos administrativos, no sólo para hacer frente a la crisis económica, sino también a situaciones de contingencia como la que se creo con el virus de la influenza.
Este último acontecimiento puso en evidencia la necesidad de contar con un plan para trabajar en la casa, con una consecuente oportunidad de ahorrar importantes gastos de oficina y por supuesto no detener las operaciones del negocio o profesión.
La idea comentada hoy es sobre la opción de contratar una Oficina Virtual. Cabe mencionar que el nombre comercial de Oficina Virtual por el que se conoce este innovador servicio, es un tanto limitado, porque en realidad se cuenta con una oficina y lo que se cambian son los hábitos de trabajo o ejercicio de la profesión, pasando más tiempo en casa o en las oficinas de los clientes.

En la Oficina Virtual se cuenta con un número de teléfono exclusivo y contestación personalizada, así como una dirección comercial, lo cual da imagen y asegura a sus clientes que su negocio existe. También se recibe y entrega la correspondencia.

Para las reuniones de trabajo con clientes, proveedores o de trabajo con el personal de la compañía se puede rentar una sala de juntas sólo por las horas que se utilice. Eliminando los costos fijos de oficina.

Con todo gusto atenderé sus dudas en la evaluación de implementar un esquema de oficina virtual.
CP Bulmaro Crespo
bcrespo@ofisur.com.mx

Ideas Para Reducir Costos y Gastos

En la situación actual los negocios y el ejercicio de una profesión exigen innovación, primeramente para sobrevivir y después para incrementar sus utilidades, requieren que se establezcan metas realistas y factibles, el trabajo para lograrlo es muy difícil pues las recetas y los procedimientos han cambiado.

Sin embargo no hay otra opción más que empezar y como en todo hay que iniciar con una referencia o una idea.

Vamos a publicar regularmente estos artículos, sin embargo cabe mencionar que el análisis de reducción de gastos y costos, es una de las herramientas para alcanzar la rentabilidad y aumentar las utilidades del negocio, además que va a haber ideas que sólo aplican a negocios específicos, sin embargo son un buen punto partida.

Como empezamos?:

Identificar los excesos a cortar (la grasa) mantener lo que mueve a la organización (el músculo). Este principio es tan amplio como complejo, porque una reducción de un gasto puede ocasionar una pérdida de servicio al cliente o un problema en la línea de producción.
Es básico identificar las competencias críticas donde se puedan mejorar las actividades o la operación.

Analicemos el empaque sin duda es un proceso en la producción, venta y distribución de un producto que juega una parte importante en el costo de un producto.
Porque no hacernos las siguientes preguntas para identificar si hay alguna opción de reducción del gasto de empaque:

-Como es el procedimiento de empaque de nuestro producto
- Porque lo hacemos de esta forma?
- Que alternativas existen?
- Como recibimos el material de empaque?
- Que impacto tiene en la venta, o en la distribución, le es indiferente al cliente?

Por ejemplo que pasaría si la venta es de manuales, cursos, o libros y en lugar de imprimir y empacar se venden y envían por Internet? Cuanto se puede reducir el costo al cliente final?

C.P. Bulmaro Crespo