martes, 22 de diciembre de 2009

ERP y Reduccion de Costos y Gastos Parte II

ERP y Reducción de Costos y Gastos Parte II


A fin de ampliar el tema de ERP y Reducción de Costos y Gastos en este artículo analizo las dos principales dudas que se presentan continuamente con relación a:


1. ¿El exceso de información en los ERP puede distraer la atención para tomar decisiones?


2. ¿Porque la alta dirección de la empresa debe ser quien lidere y diseñe la implementación de un ERP? Si es una herramienta de gestión para todas las áreas de la empresa.


1. ¿El exceso de información en los ERP puede distraer la atención para tomar decisiones?


El ERP (Enterprise Resource Planning) y la Internet han servido para crear las más grandes bases de datos de las empresas, sin embargo para tomar una decisión los ejecutivos enfrentan dos graves problemas; exceso de trabajo y de información, que muchas veces esta información son simplemente datos, los cuales requieren de mucho tiempo para filtrarlos y analizarlos, hasta que realmente proporcionen de una forma simple y practica la información indispensable para tomar una decisión.


La situación se complica más cuando la empresa enfrenta una situación económica difícil y necesita reducir sus costos y gastos, entonces viene la pregunta: ¿por donde se empieza? Los ERP tienen una estructura muy complicada y aparentemente todo funciona con los estándares establecidos. Por lo que se ve muy complicado optimizar los procesos.


El problema se simplifica si la empresa está en la fase de diseño o implementación de un ERP, la regla es sencilla: diseñe y conserve los ERP “simples”.


Esta regla tan obvia refuerza la teoría de la compatibilidad de llevar a cabo la implementación de ambos proyectos a la vez.


Cuando la empresa ya cuenta con un ERP y va a iniciar un proyecto de Reducción de Costos y Gastos, también es conveniente tener en cuenta que hay que hacer adecuaciones al ERP, ya que seguramente se harán cambios y en los procesos. Teniendo en cuenta que no se trata de reducir costos o gastos que demeriten la atención al cliente o la calidad de los productos entre muchos factores que pueden resultar afectados.


Además de tener en cuenta que en cualquier momento puede presentarse una oportunidad de crecimiento en la empresa y debe estar preparada.


2. ¿Porque la alta dirección de la empresa debe ser quien lidere y diseñe la implementación de un ERP? Si es una herramienta de gestión para todas las áreas de la empresa.


Si bien es muy importante la capacidad de manipulación y análisis de la información por parte de los usuarios, también debe cumplir con el objetivo que los sistemas de información apoyen de manera directa en la toma de decisiones.


Los directores de empresas medianas o pequeñas son los que enfrentan los mayores desafíos para estar a la vanguardia con sistemas que realmente los apoyen con información ejecutiva para la toma de decisiones. Puede darse el caso que cuenten con sistemas de registro de información eficientes para la operación de la empresa, tales como, reportes contables, facturación, producción, etc. Pero que pasa con indicadores e informes de gestión para la toma de decisiones, o bien no existen o son de versiones que ya son obsoletos.


Cuando la empresa inicia acciones de Reducción de Costos y Gastos para hacer frente a situaciones de crisis económica emprender un proyecto de actualización o implementación de un ERP puede sonar como contradictorio por el costo de la implementación. Sin embargo no hay mejor momento que este para coordinar el arranque conjunto de ambos proyectos.


Para las empresas que inician la implementación de un ERP el liderazgo de la Dirección es crucial, porque deben de cambiar la visión de los sistemas de reporte e información, con los que han venido trabajando por años a sistemas de apoyo para la toma de decisiones, esta evolución en los sistemas de apoyo a la información ejecutiva es la que va a permitir que la organización se dirija hacia un modelo de operación rentable.


Además del compromiso de la Dirección en los proyectos de ERP y Reducción de Costos y Gastos, para que realmente se alcance el éxito, se debe de buscar el compromiso de todo el personal de la organización, explicándoles en qué consisten los proyectos así como los objetivos que se persiguen.


Definición y características de un ERP.


Un ERP se puede definir como un sistema que presenta información interna y externa, con la opción de presentarla en forma gráfica, lo cual permite profundizar en datos detallados y capacita al usuario para manipular fácilmente la información. El propósito de un ERP es permitir a los altos ejecutivos acceder datos de interés, crear información útil y agrupar los resultados en una forma clara.


Los objetivos que persigue un ERP dentro de una organización son:


• Mantener informados a los ejecutivos sobre su división, departamento, empresa y el entorno en que se encuentra.
• Simplificar y organizar el acceso de la información, contar con el apoyo real para la toma de decisiones..
• Herramienta de Prevención; descubrir o identificar problemas que puedan surgir.
• Contar con la información y los indicadores de desempeño que ayuden a evaluar los resultados de los subordinados.
• Establecer medidas de eficiencia en los factores críticos.


Concretamente un ERP se pude ejemplificar como una pirámide de información actualizada (de ser posible en tiempo real) con reportes que se pueden consultarse en el sistema, que se forman indicando cada concepto dentro de un ambiente gráfico y amigable. El usuario accede a la información seleccionado los datos y la presentación que requiere. En ocasiones se utilizan indicadores para señalar las situaciones más importantes de las que el ejecutivo debe enterarse.
C.P. Bulmaro Crespo

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