El Despacho de Contadores Públicos como apoyo fundamental en la ejecución de la Estrategia de Reducción de Costos y Gastos.
¿Como asegurar que no falle un proyecto de aumento de utilidades y rentabilidad?
Las estrategias de reducción de costos y gastos, fallan porque se ejecutan parcial o incorrectamente, de ahí la importancia que se cumplan las fases integras de este “Proyecto” ya sea que las adapte a su metodología firma de Contadores Públicos o bien que la organización las implemente como un desarrollo interno.
El Primer planteamiento de una visión exitosa de estrategia de un proyecto de reducción de costos y gastos, es contar con el compromiso de la Dirección General, ya que es la más indicada para seleccionar la Consultoría Externa, y es también la Alta Dirección la que da la visión del diseño y ejecución del proyecto en términos claros y explícitos a fin de evitar desviaciones.
Si se decide llevar a cabo el proyecto con el apoyo de una consultoría, como parte de un Despacho Contable, la Dirección de la organización debe ser muy cuidadosa en la selección, asegurándose que realmente la Firma de Contadores cuenta con la suficiente experiencia en la ejecución de esta clase de Proyectos, en otras palabras que vaya más allá de un experto en impuestos o tenedor de libros.
Las 5 fases de la Estrategia para implantar en la organización un Proyecto de Reducción de Costos y Gastos:
1. Compromiso de la Alta Dirección, un Proyecto de Reducción de Costos y Gastos no sólo puede estar condenado al fracaso sin el Liderazgo Ejecutivo, sino que puede provocar en la organización una serie de riesgos que pueden poner en peligro los resultados y operaciones del negocio.
Ya sea que la organización lleve a cabo el proyecto con recursos internos o con el apoyo de la consultoría externa el compromiso que se perciba en la organización de la Alta Dirección va a permitir que tanto en los aspectos formales como informales se perciban los objetivos y las razones la estrategia.
2. Los Planteamientos y Términos utilizados en la Estrategia deben ser claros y entendidos por todos los involucrados en el proyecto.
Algunas veces me he encontrado con negocios exitosos que han crecido sobre bases bien estructuradas y con muy buen ambiente laboral. Lo cual ocasiona cierto temor a las reacciones ante proyectos de aumento de utilidades que implican reducción de presupuestos de gastos, simplificación de procesos y en su caso reacomodo de personal, sin contar que pudiera presentarse como última alternativa una reducción de personal.
Por lo que no se puede tener éxito en un proyecto que no se puede describir claramente y que pueda ser entendido por todos involucrados.
3. Integrar y Alinear a la organización en el proyecto de reducción de costos y gastos, la visión integral que transmita la alta dirección va a permitir eliminar desmotivación que puedan ocasionar personas o grupos dentro de la organización que o bien obstaculizan o sobredimensionan los resultados obtenidos por ellos individualmente o en su departamento, con mejoras parciales y de corto plazo. El mensaje para la organización debe estar alineado al plan de negocios y al presupuesto, por lo que este proyecto debe ser visto como mejoras a los procesos y resultados de la organización
4. Participación de toda la organización, La estrategia de un proyecto de reducción de costos y gastos, tiene asegurado su éxito cuando se considera como un trabajo de toda la organización, en el que las contribuciones de cada uno de los participantes no se queda en un beneficio particular, sino que es una parte muy importante de la estrategia de la organización. Se busca la cooperación de todo el negocio y que no sea un objetivo poner en evidencia las fallas de los demás.
5. Mejora continua, La adopción de esta estrategia por la organización es fomentar la cultura del ahorro y no la moda de reducción de costos y gastos, es importante que el aprendizaje que tuvo la organización en el desarrollo del proyecto siente las bases de procesos efectivos y con un personal motivado y capacitado, lo cual indudablemente redundará en el mejor servicio al cliente
Los beneficios de contratar un despacho de Contadores Públicos que apoye a la organización en traducir una estrategia en una acción exitosa y medible de reducción de costos y gastos, poco se cuestionan si la firma cuenta con la suficiente experiencia en este tipo de proyectos y cuenta con los procedimientos para interpretar y medir los resultados.
CP Bulmaro Crespo Molina
http://sites.google.com/site/crespocontadores/
miércoles, 4 de agosto de 2010
martes, 26 de enero de 2010
Inteligencia Emocional y Codicia determinantes para no tener SOCIOS
Inteligencia Emocional y Codicia determinantes para no tener SOCIOS
¿Porque la gran mayoría de los empresarios han logrado el éxito solos?
Iniciarnos como empresarios o como profesionistas independientes, nos involucra con áreas legales, producción, publicidad, mercadotecnia, contables y administrativas, además como lo enfatizan los especialistas en asesoramiento de emprendedores y nuevos negocios, hay que dedicarle el tiempo suficiente a desarrollar un “plan de negocios” correctamente.
Por supuesto haciendo todo el estudio y evaluación, si son suficientes los recursos financieros para iniciar el proyecto y mantenerlo a flote hasta que genere el flujo de efectivo para ser rentable y autosuficiente. Analizando con mucho cuidado reducir costos, gastos e inversiones a lo mínimo.
Esta complejidad es más que justificable para iniciar un proyecto bien estructurado y financiado, con uno o varios socios, con lo cual aseguramos la viabilidad de la nueva empresa o nuestro lanzamiento como profesionistas independientes asociándonos con otras personas. Evitando en lo posible pasar a formar parte de la gran masa de empresas que fracasan durante su primer año de operaciones.
Sin embargo se ha puesto a pensar que no es casualidad que los mayores éxitos empresariales han sido logrados por emprendedores solos.
En este artículo me enfoco en analizar los aspectos personales a tomar en cuenta para evaluar si se inicia el proyecto sólo o con socios, porque es claro que hay tanto por hacer en el arranque de un negocio que un emprendedor sin socios se puede ahogar en el proyecto.
Hablar de la codicia e inteligencia emocional pueden parecer conceptos fuera de contexto cuando se está por iniciar una empresa y las aportaciones de los socios son vitales para su arranque, además de que él o los futuros socios son familiares o amigos entrañables. Sin embargo cuando en la empresa o el negocio se enfrentan problemas serios, principalmente económicos es imprescindible que los socios tengan la capacidad intelectual y comercial para atacar los problemas con “inteligencia” ya que de no ser así el negocio puede llegar a convertirse en un desastre.
Si bien el concepto de inteligencia emocional está de moda en el mundo empresarial, como una herramienta para comprender la productividad laboral de las personas, en su gran mayoría los emprendedores cuando inician su proyecto no cuentan con una estructura de gerentes o asesores que los apoyen en esta etapa tan difícil. Enfrentándose al desafío de coordinar adecuadamente los esfuerzos de su equipo de trabajo y por supuesto tener que llevar la relación con sus socios con temple y conocimientos psicológicos para enfrentar situaciones difíciles o de conflicto, en los que las emociones juegan un papel determinante pudiendo culminar en un éxito o en un fracaso.
Así como el emprendedor le dedica tiempo a la evaluación de la factibilidad del proyecto, de la misma forma es muy importante que le dedique el tiempo suficiente para reflexionar si conoce lo suficiente a sus futuros socios y por supuesto si se conoce lo suficiente él mismo en cuanto a carácter para responder con prudencia ante situaciones críticas o de conflicto, a fin de poder llevar el proyecto con éxito ante los problemas que se pueden presentar.
Generalmente se describe al emprendedor exitoso, como aquel que tiene las habilidades para persuadir y encauzar a su equipo de trabajo y colaboradores hacia el éxito en las metas de la empresa, sin embargo a esta descripción habría que agregarle la variable de la inteligencia emocional, como una variable que le proporciona la capacidad de controlar sus impulsos, y poder negociar efectivamente con sus socios, a pesar de las frustraciones y conflictos por situaciones críticas.
Cabe citar como material de consulta para el emprendedor el libro de Daniel Goleman: Inteligencia Emocional, en el cual hace un estudio sobre las personas que carecen de temple para controlar sus emociones negativas y que pueden ser víctima de un arrebato emocional que les impida concentrarse, recordar, aprender y tomar decisiones con claridad. Danoiel Goleman no se anda con rodeos, al citar en su libro la frase: “el estrés estupidiza a la gente”.
Para empresas de cierta magnitud, el ámbito legal contempla reglas claras para llevar a cabo el proyecto. De hecho al momento de constituir una sociedad con varios accionistas, los abogados cuidan que los estatutos reflejen los intereses y la participación de cada uno de los accionistas. Lograr esta estructura es más complicada en los pequeños y medianos negocios, porque los socios o accionistas en la mayoría de los casos participan en la Dirección y Administración, aportando conocimientos, experiencias y trabajo, que si son consensuados con sus demás socios el resultado de este trabajo en equipo es seguramente un éxito total. Pero sino se ponen de acuerdo en las decisiones y la administración de la empresa, al no ser tan elaborado el ámbito legal el riesgo de caer en situaciones de conflicto son muy altas.
Concluyendo, si bien iniciar una empresa con socios tiene mayores posibilidades de éxito, también es muy importante poner en tela de juicio si conocemos lo suficiente a nuestros futuros socios o accionistas desde el punto de vista de inteligencia emocional, si estamos seguros que la codicia que tienen es positiva y enfocada a buscar el éxito conjunto del negocio.
Una vez que tenemos la seguridad de compartir la empresa con socios que están dispuestos a iniciar o seguir adelante con reducciones de costos y gastos, además con inversiones mínimas, podemos decir que contamos con un equipo de trabajo con altas probabilidades de éxito.
C.P. Bulmaro Crespo
¿Porque la gran mayoría de los empresarios han logrado el éxito solos?
Iniciarnos como empresarios o como profesionistas independientes, nos involucra con áreas legales, producción, publicidad, mercadotecnia, contables y administrativas, además como lo enfatizan los especialistas en asesoramiento de emprendedores y nuevos negocios, hay que dedicarle el tiempo suficiente a desarrollar un “plan de negocios” correctamente.
Por supuesto haciendo todo el estudio y evaluación, si son suficientes los recursos financieros para iniciar el proyecto y mantenerlo a flote hasta que genere el flujo de efectivo para ser rentable y autosuficiente. Analizando con mucho cuidado reducir costos, gastos e inversiones a lo mínimo.
Esta complejidad es más que justificable para iniciar un proyecto bien estructurado y financiado, con uno o varios socios, con lo cual aseguramos la viabilidad de la nueva empresa o nuestro lanzamiento como profesionistas independientes asociándonos con otras personas. Evitando en lo posible pasar a formar parte de la gran masa de empresas que fracasan durante su primer año de operaciones.
Sin embargo se ha puesto a pensar que no es casualidad que los mayores éxitos empresariales han sido logrados por emprendedores solos.
En este artículo me enfoco en analizar los aspectos personales a tomar en cuenta para evaluar si se inicia el proyecto sólo o con socios, porque es claro que hay tanto por hacer en el arranque de un negocio que un emprendedor sin socios se puede ahogar en el proyecto.
Hablar de la codicia e inteligencia emocional pueden parecer conceptos fuera de contexto cuando se está por iniciar una empresa y las aportaciones de los socios son vitales para su arranque, además de que él o los futuros socios son familiares o amigos entrañables. Sin embargo cuando en la empresa o el negocio se enfrentan problemas serios, principalmente económicos es imprescindible que los socios tengan la capacidad intelectual y comercial para atacar los problemas con “inteligencia” ya que de no ser así el negocio puede llegar a convertirse en un desastre.
Si bien el concepto de inteligencia emocional está de moda en el mundo empresarial, como una herramienta para comprender la productividad laboral de las personas, en su gran mayoría los emprendedores cuando inician su proyecto no cuentan con una estructura de gerentes o asesores que los apoyen en esta etapa tan difícil. Enfrentándose al desafío de coordinar adecuadamente los esfuerzos de su equipo de trabajo y por supuesto tener que llevar la relación con sus socios con temple y conocimientos psicológicos para enfrentar situaciones difíciles o de conflicto, en los que las emociones juegan un papel determinante pudiendo culminar en un éxito o en un fracaso.
Así como el emprendedor le dedica tiempo a la evaluación de la factibilidad del proyecto, de la misma forma es muy importante que le dedique el tiempo suficiente para reflexionar si conoce lo suficiente a sus futuros socios y por supuesto si se conoce lo suficiente él mismo en cuanto a carácter para responder con prudencia ante situaciones críticas o de conflicto, a fin de poder llevar el proyecto con éxito ante los problemas que se pueden presentar.
Generalmente se describe al emprendedor exitoso, como aquel que tiene las habilidades para persuadir y encauzar a su equipo de trabajo y colaboradores hacia el éxito en las metas de la empresa, sin embargo a esta descripción habría que agregarle la variable de la inteligencia emocional, como una variable que le proporciona la capacidad de controlar sus impulsos, y poder negociar efectivamente con sus socios, a pesar de las frustraciones y conflictos por situaciones críticas.
Cabe citar como material de consulta para el emprendedor el libro de Daniel Goleman: Inteligencia Emocional, en el cual hace un estudio sobre las personas que carecen de temple para controlar sus emociones negativas y que pueden ser víctima de un arrebato emocional que les impida concentrarse, recordar, aprender y tomar decisiones con claridad. Danoiel Goleman no se anda con rodeos, al citar en su libro la frase: “el estrés estupidiza a la gente”.
Para empresas de cierta magnitud, el ámbito legal contempla reglas claras para llevar a cabo el proyecto. De hecho al momento de constituir una sociedad con varios accionistas, los abogados cuidan que los estatutos reflejen los intereses y la participación de cada uno de los accionistas. Lograr esta estructura es más complicada en los pequeños y medianos negocios, porque los socios o accionistas en la mayoría de los casos participan en la Dirección y Administración, aportando conocimientos, experiencias y trabajo, que si son consensuados con sus demás socios el resultado de este trabajo en equipo es seguramente un éxito total. Pero sino se ponen de acuerdo en las decisiones y la administración de la empresa, al no ser tan elaborado el ámbito legal el riesgo de caer en situaciones de conflicto son muy altas.
Concluyendo, si bien iniciar una empresa con socios tiene mayores posibilidades de éxito, también es muy importante poner en tela de juicio si conocemos lo suficiente a nuestros futuros socios o accionistas desde el punto de vista de inteligencia emocional, si estamos seguros que la codicia que tienen es positiva y enfocada a buscar el éxito conjunto del negocio.
Una vez que tenemos la seguridad de compartir la empresa con socios que están dispuestos a iniciar o seguir adelante con reducciones de costos y gastos, además con inversiones mínimas, podemos decir que contamos con un equipo de trabajo con altas probabilidades de éxito.
C.P. Bulmaro Crespo
miércoles, 30 de diciembre de 2009
Reforma Fiscal 2010 para Ejecutivos
Para ejecutivos y personas que disponen de poco tiempo, pero quieren estar informadas sobre los cambios fiscales que entrarán en vigor a partir del 1 de enero del 2010, consulta la presentación que hizo el C.P Bulmaro Crespo a clientes y amigos de Ofisur.
Presentación para ejecutivos de las Reformas Fiscales 2010
Presentación para ejecutivos de las Reformas Fiscales 2010
martes, 22 de diciembre de 2009
ERP y Reduccion de Costos y Gastos Parte II
ERP y Reducción de Costos y Gastos Parte II
A fin de ampliar el tema de ERP y Reducción de Costos y Gastos en este artículo analizo las dos principales dudas que se presentan continuamente con relación a:
1. ¿El exceso de información en los ERP puede distraer la atención para tomar decisiones?
2. ¿Porque la alta dirección de la empresa debe ser quien lidere y diseñe la implementación de un ERP? Si es una herramienta de gestión para todas las áreas de la empresa.
1. ¿El exceso de información en los ERP puede distraer la atención para tomar decisiones?
El ERP (Enterprise Resource Planning) y la Internet han servido para crear las más grandes bases de datos de las empresas, sin embargo para tomar una decisión los ejecutivos enfrentan dos graves problemas; exceso de trabajo y de información, que muchas veces esta información son simplemente datos, los cuales requieren de mucho tiempo para filtrarlos y analizarlos, hasta que realmente proporcionen de una forma simple y practica la información indispensable para tomar una decisión.
La situación se complica más cuando la empresa enfrenta una situación económica difícil y necesita reducir sus costos y gastos, entonces viene la pregunta: ¿por donde se empieza? Los ERP tienen una estructura muy complicada y aparentemente todo funciona con los estándares establecidos. Por lo que se ve muy complicado optimizar los procesos.
El problema se simplifica si la empresa está en la fase de diseño o implementación de un ERP, la regla es sencilla: diseñe y conserve los ERP “simples”.
Esta regla tan obvia refuerza la teoría de la compatibilidad de llevar a cabo la implementación de ambos proyectos a la vez.
Cuando la empresa ya cuenta con un ERP y va a iniciar un proyecto de Reducción de Costos y Gastos, también es conveniente tener en cuenta que hay que hacer adecuaciones al ERP, ya que seguramente se harán cambios y en los procesos. Teniendo en cuenta que no se trata de reducir costos o gastos que demeriten la atención al cliente o la calidad de los productos entre muchos factores que pueden resultar afectados.
Además de tener en cuenta que en cualquier momento puede presentarse una oportunidad de crecimiento en la empresa y debe estar preparada.
2. ¿Porque la alta dirección de la empresa debe ser quien lidere y diseñe la implementación de un ERP? Si es una herramienta de gestión para todas las áreas de la empresa.
Si bien es muy importante la capacidad de manipulación y análisis de la información por parte de los usuarios, también debe cumplir con el objetivo que los sistemas de información apoyen de manera directa en la toma de decisiones.
Los directores de empresas medianas o pequeñas son los que enfrentan los mayores desafíos para estar a la vanguardia con sistemas que realmente los apoyen con información ejecutiva para la toma de decisiones. Puede darse el caso que cuenten con sistemas de registro de información eficientes para la operación de la empresa, tales como, reportes contables, facturación, producción, etc. Pero que pasa con indicadores e informes de gestión para la toma de decisiones, o bien no existen o son de versiones que ya son obsoletos.
Cuando la empresa inicia acciones de Reducción de Costos y Gastos para hacer frente a situaciones de crisis económica emprender un proyecto de actualización o implementación de un ERP puede sonar como contradictorio por el costo de la implementación. Sin embargo no hay mejor momento que este para coordinar el arranque conjunto de ambos proyectos.
Para las empresas que inician la implementación de un ERP el liderazgo de la Dirección es crucial, porque deben de cambiar la visión de los sistemas de reporte e información, con los que han venido trabajando por años a sistemas de apoyo para la toma de decisiones, esta evolución en los sistemas de apoyo a la información ejecutiva es la que va a permitir que la organización se dirija hacia un modelo de operación rentable.
Además del compromiso de la Dirección en los proyectos de ERP y Reducción de Costos y Gastos, para que realmente se alcance el éxito, se debe de buscar el compromiso de todo el personal de la organización, explicándoles en qué consisten los proyectos así como los objetivos que se persiguen.
Definición y características de un ERP.
Un ERP se puede definir como un sistema que presenta información interna y externa, con la opción de presentarla en forma gráfica, lo cual permite profundizar en datos detallados y capacita al usuario para manipular fácilmente la información. El propósito de un ERP es permitir a los altos ejecutivos acceder datos de interés, crear información útil y agrupar los resultados en una forma clara.
Los objetivos que persigue un ERP dentro de una organización son:
• Mantener informados a los ejecutivos sobre su división, departamento, empresa y el entorno en que se encuentra.
• Simplificar y organizar el acceso de la información, contar con el apoyo real para la toma de decisiones..
• Herramienta de Prevención; descubrir o identificar problemas que puedan surgir.
• Contar con la información y los indicadores de desempeño que ayuden a evaluar los resultados de los subordinados.
• Establecer medidas de eficiencia en los factores críticos.
Concretamente un ERP se pude ejemplificar como una pirámide de información actualizada (de ser posible en tiempo real) con reportes que se pueden consultarse en el sistema, que se forman indicando cada concepto dentro de un ambiente gráfico y amigable. El usuario accede a la información seleccionado los datos y la presentación que requiere. En ocasiones se utilizan indicadores para señalar las situaciones más importantes de las que el ejecutivo debe enterarse.
C.P. Bulmaro Crespo
A fin de ampliar el tema de ERP y Reducción de Costos y Gastos en este artículo analizo las dos principales dudas que se presentan continuamente con relación a:
1. ¿El exceso de información en los ERP puede distraer la atención para tomar decisiones?
2. ¿Porque la alta dirección de la empresa debe ser quien lidere y diseñe la implementación de un ERP? Si es una herramienta de gestión para todas las áreas de la empresa.
1. ¿El exceso de información en los ERP puede distraer la atención para tomar decisiones?
El ERP (Enterprise Resource Planning) y la Internet han servido para crear las más grandes bases de datos de las empresas, sin embargo para tomar una decisión los ejecutivos enfrentan dos graves problemas; exceso de trabajo y de información, que muchas veces esta información son simplemente datos, los cuales requieren de mucho tiempo para filtrarlos y analizarlos, hasta que realmente proporcionen de una forma simple y practica la información indispensable para tomar una decisión.
La situación se complica más cuando la empresa enfrenta una situación económica difícil y necesita reducir sus costos y gastos, entonces viene la pregunta: ¿por donde se empieza? Los ERP tienen una estructura muy complicada y aparentemente todo funciona con los estándares establecidos. Por lo que se ve muy complicado optimizar los procesos.
El problema se simplifica si la empresa está en la fase de diseño o implementación de un ERP, la regla es sencilla: diseñe y conserve los ERP “simples”.
Esta regla tan obvia refuerza la teoría de la compatibilidad de llevar a cabo la implementación de ambos proyectos a la vez.
Cuando la empresa ya cuenta con un ERP y va a iniciar un proyecto de Reducción de Costos y Gastos, también es conveniente tener en cuenta que hay que hacer adecuaciones al ERP, ya que seguramente se harán cambios y en los procesos. Teniendo en cuenta que no se trata de reducir costos o gastos que demeriten la atención al cliente o la calidad de los productos entre muchos factores que pueden resultar afectados.
Además de tener en cuenta que en cualquier momento puede presentarse una oportunidad de crecimiento en la empresa y debe estar preparada.
2. ¿Porque la alta dirección de la empresa debe ser quien lidere y diseñe la implementación de un ERP? Si es una herramienta de gestión para todas las áreas de la empresa.
Si bien es muy importante la capacidad de manipulación y análisis de la información por parte de los usuarios, también debe cumplir con el objetivo que los sistemas de información apoyen de manera directa en la toma de decisiones.
Los directores de empresas medianas o pequeñas son los que enfrentan los mayores desafíos para estar a la vanguardia con sistemas que realmente los apoyen con información ejecutiva para la toma de decisiones. Puede darse el caso que cuenten con sistemas de registro de información eficientes para la operación de la empresa, tales como, reportes contables, facturación, producción, etc. Pero que pasa con indicadores e informes de gestión para la toma de decisiones, o bien no existen o son de versiones que ya son obsoletos.
Cuando la empresa inicia acciones de Reducción de Costos y Gastos para hacer frente a situaciones de crisis económica emprender un proyecto de actualización o implementación de un ERP puede sonar como contradictorio por el costo de la implementación. Sin embargo no hay mejor momento que este para coordinar el arranque conjunto de ambos proyectos.
Para las empresas que inician la implementación de un ERP el liderazgo de la Dirección es crucial, porque deben de cambiar la visión de los sistemas de reporte e información, con los que han venido trabajando por años a sistemas de apoyo para la toma de decisiones, esta evolución en los sistemas de apoyo a la información ejecutiva es la que va a permitir que la organización se dirija hacia un modelo de operación rentable.
Además del compromiso de la Dirección en los proyectos de ERP y Reducción de Costos y Gastos, para que realmente se alcance el éxito, se debe de buscar el compromiso de todo el personal de la organización, explicándoles en qué consisten los proyectos así como los objetivos que se persiguen.
Definición y características de un ERP.
Un ERP se puede definir como un sistema que presenta información interna y externa, con la opción de presentarla en forma gráfica, lo cual permite profundizar en datos detallados y capacita al usuario para manipular fácilmente la información. El propósito de un ERP es permitir a los altos ejecutivos acceder datos de interés, crear información útil y agrupar los resultados en una forma clara.
Los objetivos que persigue un ERP dentro de una organización son:
• Mantener informados a los ejecutivos sobre su división, departamento, empresa y el entorno en que se encuentra.
• Simplificar y organizar el acceso de la información, contar con el apoyo real para la toma de decisiones..
• Herramienta de Prevención; descubrir o identificar problemas que puedan surgir.
• Contar con la información y los indicadores de desempeño que ayuden a evaluar los resultados de los subordinados.
• Establecer medidas de eficiencia en los factores críticos.
Concretamente un ERP se pude ejemplificar como una pirámide de información actualizada (de ser posible en tiempo real) con reportes que se pueden consultarse en el sistema, que se forman indicando cada concepto dentro de un ambiente gráfico y amigable. El usuario accede a la información seleccionado los datos y la presentación que requiere. En ocasiones se utilizan indicadores para señalar las situaciones más importantes de las que el ejecutivo debe enterarse.
C.P. Bulmaro Crespo
sábado, 28 de noviembre de 2009
Conseguir o conservar el empleo frente a los programas de Reduccion de Costos y Gastos de las Empresas
Como conseguir o conservar el empleo frente a los programas de Reducción de Costos y Gastos de las Empresas.
El análisis de este tema es desde dos puntos de vista:
a) El de la empresa socialmente responsable que deja como ultima alternativa despedir personal, para lo cual explora opciones de crecimiento de su mercado, aumento de valor para sus inversionistas, fortalecimiento de su marca, optimización de procesos que reduzcan costos y gastos, en consecuencia retiene y desarrolla el talento de su personal.
b) El de la persona que busca empleo o que busca alternativas para conservar su empleo y que necesita demostrar a la empresa porque debe ser contratada o conservada en el puesto y porque su presencia en la empresa aporta valor.
Desde el punto de vista de la empresa
La razón de ser de una empresa es utilizar todos sus recursos materiales y humanos en la producción de bienes o servicios que generen utilidades, si la empresa no alcanza las metas de rentabilidad que se propusieron los accionistas, el negocio estaría en riesgo de cerrar sus operaciones.
Quizá la primera acción que toma la administración de una empresa cuando no alcanza las metas de rentabilidad es implementar un programa de Reducción de Costos y Gastos. Tomando en cuenta que la crisis actual es a nivel mundial, esta acción está pasando de ser una moda a formar parte del nuevo esquema de trabajo.
Considerando que el futuro es trabajar con bajos costos y gastos, las empresas que enfrenten este reto con responsabilidad social seguramente tendrán su recompensa con su comunidad local y la sociedad en su conjunto.
Sin embargo esta no es una tarea fácil, cabe aclarar que si el análisis de costos y gastos arroja como solución que debe haber recorte de personal, es imposible continuar con una plantilla que sobra en la organización.
En la mayoría de proyectos de reducción de costos y gastos que me han llamado para colaborar, y que ha habido disminución importante de costos y gastos con despidos mínimos de personal, la clave del éxito ha sido la participación del personal. Sobre todo el involucramiento del personal operativo que conoce todo el detalle de las operaciones y puede proponer mejoras en los procesos.
Acciones que debe tomar la empresa para motivar e involucrar a su personal en un programa de Reducción de Costos y Gastos:
1. Explicar al personal porque se va a llevar a cabo este proyecto y porque considera la organización al personal la fuente de la energía que impulsa el logro de los objetivos.
2. Para que la organización adopte con éxito la estrategia de productos de alta calidad a precios bajos es necesario que su personal cambie a esta nueva forma de pensar.
3. Promover al máximo las habilidades, cualidades y actitud de ahorro y eficiencia, que el personal vea con claridad que todo cuanto hace la empresa lo hacen las personas.
4. Es importante en este proceso eliminar todas las indefiniciones, evitar al máximo perder una buena idea porque el personal sienta inseguridad o desconfianza
5. Mostrar al personal al importancia que tiene por ser el primer contacto con los clientes y proveedores.
6. Asegurar que el personal conoce cuales son las prioridades de sus puestos de trabajo y porque proponer cualquier idea que mejore los procesos.
7. La empresa debe tener la seguridad de tener líderes que promuevan el cambio y la mejora de procesos, no sólo buenos administradores.
Desde el punto de vista del Empleado o Candidato a un puesto en una empresa
En el entorno actual con clientes exigiendo productos de calidad y a bajos costos, no es necesario que la empresa informe que va a iniciar un programa de Reducción de Costos y Gastos para que los colaboradores en cualquier puesto o nivel propongan optimización de procesos. Lo actual es tomar la iniciativa y hacer propuestas creativas que representen un beneficio para la empresa.
Esta actitud proactiva hacia la empresa hará que te consideren como un elemento clave para el logro de los objetivos de la empresa.
Lo mismo sucede si te encuentras en el proceso de búsqueda de un empleo, tienes que dar un paso adelante de la organización, tratando de llegar a las entrevistas con información de como cubres el perfil y las expectativas que se tienen para el puesto que van a contratar. De tal forma que puedas enunciar las razones de porque la mejor opción es contratarte a ti y no a otra de las muchas o muchos candidatos que están participando en el mismo proceso de selección.
Sin embargo no es fácil “vender” una iniciativa cuando el nivel superior no ha preguntado, o cuando la Administración de la empresa sabe que es necesaria una reducción de costos y gastos, pero no ha iniciado ninguna acción para optimizar los procesos. Si te encuentras en alguna de estas situaciones lo importante es demostrar en forma comparativa los beneficios de tu propuesta, eliminado las posibilidades de que sea rechazada.
El que sea aceptada o rechazada la propuesta depende de la importancia de los beneficios que arroje el procedimiento nuevo contra el anterior, que seguramente ha estado funcionando por años.
¿Como se inicia o que detona el análisis de un proceso que nos lleve a simplificarlo y Reducir Costos y Gastos?
La palabra clave es creatividad, abriendo la mente a distintas alternativas de cómo hacer las cosas. Si nos gusta nuestro trabajo lo vamos a considerar como una obra de arte en la cual se conjuga la imaginación y la fantasía en busca de oportunidades, que al evaluar los recursos que forman parte del proceso se materializan económicamente en pesos y centavos, ya en el plano del análisis objetivo del proceso que se puede mejorar también requiere de mucho trabajo y análisis para enfrentar cualquier pregunta o cuestionamiento sobre los beneficios del cambio.
Este nuevo entorno laboral, seguramente es desconcertante para muchos, sin embargo el cambio ya se está dando y no reconocerlo puede ser catastrófico, la forma de trabajar en el futuro plantea una serie de desafíos y nuevos esquemas que hay que asumir con innovación, creatividad y eficiencia.
C.P. Bulmaro Crespo e-mail: bcrespo@ofisur.com.mx
pagina web: http://sites.google.com/site/reducciondegastos/
El análisis de este tema es desde dos puntos de vista:
a) El de la empresa socialmente responsable que deja como ultima alternativa despedir personal, para lo cual explora opciones de crecimiento de su mercado, aumento de valor para sus inversionistas, fortalecimiento de su marca, optimización de procesos que reduzcan costos y gastos, en consecuencia retiene y desarrolla el talento de su personal.
b) El de la persona que busca empleo o que busca alternativas para conservar su empleo y que necesita demostrar a la empresa porque debe ser contratada o conservada en el puesto y porque su presencia en la empresa aporta valor.
Desde el punto de vista de la empresa
La razón de ser de una empresa es utilizar todos sus recursos materiales y humanos en la producción de bienes o servicios que generen utilidades, si la empresa no alcanza las metas de rentabilidad que se propusieron los accionistas, el negocio estaría en riesgo de cerrar sus operaciones.
Quizá la primera acción que toma la administración de una empresa cuando no alcanza las metas de rentabilidad es implementar un programa de Reducción de Costos y Gastos. Tomando en cuenta que la crisis actual es a nivel mundial, esta acción está pasando de ser una moda a formar parte del nuevo esquema de trabajo.
Considerando que el futuro es trabajar con bajos costos y gastos, las empresas que enfrenten este reto con responsabilidad social seguramente tendrán su recompensa con su comunidad local y la sociedad en su conjunto.
Sin embargo esta no es una tarea fácil, cabe aclarar que si el análisis de costos y gastos arroja como solución que debe haber recorte de personal, es imposible continuar con una plantilla que sobra en la organización.
En la mayoría de proyectos de reducción de costos y gastos que me han llamado para colaborar, y que ha habido disminución importante de costos y gastos con despidos mínimos de personal, la clave del éxito ha sido la participación del personal. Sobre todo el involucramiento del personal operativo que conoce todo el detalle de las operaciones y puede proponer mejoras en los procesos.
Acciones que debe tomar la empresa para motivar e involucrar a su personal en un programa de Reducción de Costos y Gastos:
1. Explicar al personal porque se va a llevar a cabo este proyecto y porque considera la organización al personal la fuente de la energía que impulsa el logro de los objetivos.
2. Para que la organización adopte con éxito la estrategia de productos de alta calidad a precios bajos es necesario que su personal cambie a esta nueva forma de pensar.
3. Promover al máximo las habilidades, cualidades y actitud de ahorro y eficiencia, que el personal vea con claridad que todo cuanto hace la empresa lo hacen las personas.
4. Es importante en este proceso eliminar todas las indefiniciones, evitar al máximo perder una buena idea porque el personal sienta inseguridad o desconfianza
5. Mostrar al personal al importancia que tiene por ser el primer contacto con los clientes y proveedores.
6. Asegurar que el personal conoce cuales son las prioridades de sus puestos de trabajo y porque proponer cualquier idea que mejore los procesos.
7. La empresa debe tener la seguridad de tener líderes que promuevan el cambio y la mejora de procesos, no sólo buenos administradores.
Desde el punto de vista del Empleado o Candidato a un puesto en una empresa
En el entorno actual con clientes exigiendo productos de calidad y a bajos costos, no es necesario que la empresa informe que va a iniciar un programa de Reducción de Costos y Gastos para que los colaboradores en cualquier puesto o nivel propongan optimización de procesos. Lo actual es tomar la iniciativa y hacer propuestas creativas que representen un beneficio para la empresa.
Esta actitud proactiva hacia la empresa hará que te consideren como un elemento clave para el logro de los objetivos de la empresa.
Lo mismo sucede si te encuentras en el proceso de búsqueda de un empleo, tienes que dar un paso adelante de la organización, tratando de llegar a las entrevistas con información de como cubres el perfil y las expectativas que se tienen para el puesto que van a contratar. De tal forma que puedas enunciar las razones de porque la mejor opción es contratarte a ti y no a otra de las muchas o muchos candidatos que están participando en el mismo proceso de selección.
Sin embargo no es fácil “vender” una iniciativa cuando el nivel superior no ha preguntado, o cuando la Administración de la empresa sabe que es necesaria una reducción de costos y gastos, pero no ha iniciado ninguna acción para optimizar los procesos. Si te encuentras en alguna de estas situaciones lo importante es demostrar en forma comparativa los beneficios de tu propuesta, eliminado las posibilidades de que sea rechazada.
El que sea aceptada o rechazada la propuesta depende de la importancia de los beneficios que arroje el procedimiento nuevo contra el anterior, que seguramente ha estado funcionando por años.
¿Como se inicia o que detona el análisis de un proceso que nos lleve a simplificarlo y Reducir Costos y Gastos?
La palabra clave es creatividad, abriendo la mente a distintas alternativas de cómo hacer las cosas. Si nos gusta nuestro trabajo lo vamos a considerar como una obra de arte en la cual se conjuga la imaginación y la fantasía en busca de oportunidades, que al evaluar los recursos que forman parte del proceso se materializan económicamente en pesos y centavos, ya en el plano del análisis objetivo del proceso que se puede mejorar también requiere de mucho trabajo y análisis para enfrentar cualquier pregunta o cuestionamiento sobre los beneficios del cambio.
Este nuevo entorno laboral, seguramente es desconcertante para muchos, sin embargo el cambio ya se está dando y no reconocerlo puede ser catastrófico, la forma de trabajar en el futuro plantea una serie de desafíos y nuevos esquemas que hay que asumir con innovación, creatividad y eficiencia.
C.P. Bulmaro Crespo e-mail: bcrespo@ofisur.com.mx
pagina web: http://sites.google.com/site/reducciondegastos/
viernes, 6 de noviembre de 2009
Como Salir de la Crisis
Teletrabajo y Oficina Virtual es una solución
¿Como salir de la crisis? Uno de los primero pasos para que el negocio se mantenga “a flote” y esté preparado para una eventual recuperación de la economía es sin duda reducir gastos y costos fijos, tales como los de oficina, con una oficina virtual. Sin embargo hay otros gastos que se puede explorar reducir; como por ejemplo colaboradores que por su trabajo de investigación y análisis no es necesario que permanezcan de tiempo completo en la oficina. Se puede implementar un programa de teletrabajo con los especialistas fiscales, mercadotecnia, etc., con la ventaja que no se pierde la experiencia y el conocimiento de la empresa.
Implementar la estrategia de teletrabajo requiere de un diagnóstico y plan de la empresa que mantenga la comunicación entre todos los empleados y fortalezca la atención a los clientes.
También es muy importante a la hora de pensar en la implementación del teletrabajo en aplicar los mecanismos de control y establecer los procedimientos de aseguramiento de la información que permitan dar seguimiento y verificación de los resultados obtenidos.
Al romper con el esquema tradicional de trabajar con un horario fijo en una oficina, nos enfrentamos con una nueva forma de trabajo. Esta nueva forma de trabajo a distancia requiere de compromiso y disciplina de todos los participantes, teniendo como recompensa para la empresa y su personal una ventaja competitiva ante el nuevo entorno laboral.
¿Como salir de la crisis? Uno de los primero pasos para que el negocio se mantenga “a flote” y esté preparado para una eventual recuperación de la economía es sin duda reducir gastos y costos fijos, tales como los de oficina, con una oficina virtual. Sin embargo hay otros gastos que se puede explorar reducir; como por ejemplo colaboradores que por su trabajo de investigación y análisis no es necesario que permanezcan de tiempo completo en la oficina. Se puede implementar un programa de teletrabajo con los especialistas fiscales, mercadotecnia, etc., con la ventaja que no se pierde la experiencia y el conocimiento de la empresa.
Implementar la estrategia de teletrabajo requiere de un diagnóstico y plan de la empresa que mantenga la comunicación entre todos los empleados y fortalezca la atención a los clientes.
También es muy importante a la hora de pensar en la implementación del teletrabajo en aplicar los mecanismos de control y establecer los procedimientos de aseguramiento de la información que permitan dar seguimiento y verificación de los resultados obtenidos.
Al romper con el esquema tradicional de trabajar con un horario fijo en una oficina, nos enfrentamos con una nueva forma de trabajo. Esta nueva forma de trabajo a distancia requiere de compromiso y disciplina de todos los participantes, teniendo como recompensa para la empresa y su personal una ventaja competitiva ante el nuevo entorno laboral.
jueves, 29 de octubre de 2009
ERP y Redución de Gastos y Costos
¿Se puede iniciar conjuntamente un programa de Reducción de Gastos y Costos con la implementación del ERP (Enterprise Resource Planning)?
SAP, JD Edwards, People Soft, Aspel, etc…..
El siguiente artículo es el producto de muchas discusiones con colegas que opinan que no es conveniente mezclar ambos proyectos, básicamente porque cada uno de ellos lleva implícitos cambios en los procesos de la empresa y ese manejo del cambio en la gente puede llegar a ser complejo o traumático, sin embargo la oportunidad que se presenta con la integración de ambos proyectos es realmente invaluable, si se cumple con una premisa: INTEGRACION.
En su estructura propia cada uno de los proyectos lleva implícito el concepto de integración para alcanzar su éxito, Por ejemplo si queremos evaluar los resultados de la Cadena de Suministros con los informes que genera el ERP, sólo se pueden lograr los resultados si funciona correctamente la integración con los dos módulos básicos de la cadena de suministros: SCM (Suply Chain Management) y CRM (Customer Relationship Mangement). Los cuales sólo en conjunto representan una solución integral de mejora de servicios con costos óptimos y fortalecimiento en la atención a los clientes.
Específicamente un Proyecto de Reducción de Costos y Gastos es parte del objetivo de la Dirección de la empresa de aumentar las Utilidades y la Rentabilidad. Este enfoque coincide plenamente con el objetivo que persigue la implementación del ERP, como el software que provea la información integrada en un sólo sistema de las distintas áreas de la empresa, finanzas, operaciones, logística y recursos humanos. Con lo cual los directivos de la empresa dispondrán de las herramientas para tomar mejores decisiones puesto que los responsables de cada una de las áreas revisa y analiza la misma información que ve su jefe o nivel superior.
Independientemente del software que se decida implementar, se tienen que dimensionar las necesidades de la empresa y en este análisis, determinar que procesos se pueden mejorar y hacer más ágil el flujo de información, ya sea que la empresa vaya a llevar a acabo la implementación del ERP con apoyo de consultores externos o con recursos propios es muy importante plantearse que actividades o trámites pueden simplificarse o eliminarse sin que se pierdan controles de seguridad, calidad del producto o servicio y atención al cliente. Si se cumple con esta parte del proyecto correctamente la organización obtendrá un ERP que permitirá que el personal se dedique a sus funciones productivas, completamente sin distraerse en labores administrativas, ya que contará con los reportes para identificar cualquier variación.
Para la implementación del ERP, la colaboración del personal como parte activa en la identificación y promoción de nuevas formas de trabajo que ayuden a reducir costos y gastos, es el factor que garantizará el éxito de la empresa. Sin embargo para lograr esta colaboración se requiere haber hecho previamente un trabajo de manejo del cambio en el personal que se identifique como promotor de la optimización de los procesos de la organización. En un entorno de crisis como el actual es muy importante que el personal alinee sus esfuerzos con los de la empresa siempre buscando la rentabilidad del negocio y asegurando la sobrevivencia del mismo, ya que de existir el temor de perder el empleo por proponer una mejora en los procesos, sólo llevará al estancamiento y a perder competitividad la organización y al final de cuentas el trabajador perderá su empleo.
Por ser la integración de ambos proyectos lo que determinará si hay éxito o no en la organización desde la fase de análisis y planeación se deben integrar ambos proyectos, con lo cual se evitarán dudas o malos entendidos del personal que sólo verá un proyecto de implementación de ERP con objetivos específicos de optimización de procesos. Sin duda llevar a cabo este proyecto requiere de mucha experiencia y trabajo de planeación, sin embargo esta exploración de oportunidades le permitirá a la organización implementar estrategias muy exitosas de estandarización de procesos, reducción de costos y gastos, asegurando la rentabilidad de la empresa en el largo plazo.
CP Bulmaro Crespo
SAP, JD Edwards, People Soft, Aspel, etc…..
El siguiente artículo es el producto de muchas discusiones con colegas que opinan que no es conveniente mezclar ambos proyectos, básicamente porque cada uno de ellos lleva implícitos cambios en los procesos de la empresa y ese manejo del cambio en la gente puede llegar a ser complejo o traumático, sin embargo la oportunidad que se presenta con la integración de ambos proyectos es realmente invaluable, si se cumple con una premisa: INTEGRACION.
En su estructura propia cada uno de los proyectos lleva implícito el concepto de integración para alcanzar su éxito, Por ejemplo si queremos evaluar los resultados de la Cadena de Suministros con los informes que genera el ERP, sólo se pueden lograr los resultados si funciona correctamente la integración con los dos módulos básicos de la cadena de suministros: SCM (Suply Chain Management) y CRM (Customer Relationship Mangement). Los cuales sólo en conjunto representan una solución integral de mejora de servicios con costos óptimos y fortalecimiento en la atención a los clientes.
Específicamente un Proyecto de Reducción de Costos y Gastos es parte del objetivo de la Dirección de la empresa de aumentar las Utilidades y la Rentabilidad. Este enfoque coincide plenamente con el objetivo que persigue la implementación del ERP, como el software que provea la información integrada en un sólo sistema de las distintas áreas de la empresa, finanzas, operaciones, logística y recursos humanos. Con lo cual los directivos de la empresa dispondrán de las herramientas para tomar mejores decisiones puesto que los responsables de cada una de las áreas revisa y analiza la misma información que ve su jefe o nivel superior.
Independientemente del software que se decida implementar, se tienen que dimensionar las necesidades de la empresa y en este análisis, determinar que procesos se pueden mejorar y hacer más ágil el flujo de información, ya sea que la empresa vaya a llevar a acabo la implementación del ERP con apoyo de consultores externos o con recursos propios es muy importante plantearse que actividades o trámites pueden simplificarse o eliminarse sin que se pierdan controles de seguridad, calidad del producto o servicio y atención al cliente. Si se cumple con esta parte del proyecto correctamente la organización obtendrá un ERP que permitirá que el personal se dedique a sus funciones productivas, completamente sin distraerse en labores administrativas, ya que contará con los reportes para identificar cualquier variación.
Para la implementación del ERP, la colaboración del personal como parte activa en la identificación y promoción de nuevas formas de trabajo que ayuden a reducir costos y gastos, es el factor que garantizará el éxito de la empresa. Sin embargo para lograr esta colaboración se requiere haber hecho previamente un trabajo de manejo del cambio en el personal que se identifique como promotor de la optimización de los procesos de la organización. En un entorno de crisis como el actual es muy importante que el personal alinee sus esfuerzos con los de la empresa siempre buscando la rentabilidad del negocio y asegurando la sobrevivencia del mismo, ya que de existir el temor de perder el empleo por proponer una mejora en los procesos, sólo llevará al estancamiento y a perder competitividad la organización y al final de cuentas el trabajador perderá su empleo.
Por ser la integración de ambos proyectos lo que determinará si hay éxito o no en la organización desde la fase de análisis y planeación se deben integrar ambos proyectos, con lo cual se evitarán dudas o malos entendidos del personal que sólo verá un proyecto de implementación de ERP con objetivos específicos de optimización de procesos. Sin duda llevar a cabo este proyecto requiere de mucha experiencia y trabajo de planeación, sin embargo esta exploración de oportunidades le permitirá a la organización implementar estrategias muy exitosas de estandarización de procesos, reducción de costos y gastos, asegurando la rentabilidad de la empresa en el largo plazo.
CP Bulmaro Crespo
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