ERP y Redución de Gastos y Costos

¿Se puede iniciar conjuntamente un programa de Reducción de Gastos y Costos con la implementación del ERP (Enterprise Resource Planning)?


SAP, JD Edwards, People Soft, Aspel, etc…..


El siguiente artículo es el producto de muchas discusiones con colegas que opinan que no es conveniente mezclar ambos proyectos, básicamente porque cada uno de ellos lleva implícitos cambios en los procesos de la empresa y ese manejo del cambio en la gente puede llegar a ser complejo o traumático, sin embargo la oportunidad que se presenta con la integración de ambos proyectos es realmente invaluable, si se cumple con una premisa: INTEGRACION.


En su estructura propia cada uno de los proyectos lleva implícito el concepto de integración para alcanzar su éxito, Por ejemplo si queremos evaluar los resultados de la Cadena de Suministros con los informes que genera el ERP, sólo se pueden lograr los resultados si funciona correctamente la integración con los dos módulos básicos de la cadena de suministros: SCM (Suply Chain Management) y CRM (Customer Relationship Mangement). Los cuales sólo en conjunto representan una solución integral de mejora de servicios con costos óptimos y fortalecimiento en la atención a los clientes.


Específicamente un Proyecto de Reducción de Costos y Gastos es parte del objetivo de la Dirección de la empresa de aumentar las Utilidades y la Rentabilidad. Este enfoque coincide plenamente con el objetivo que persigue la implementación del ERP, como el software que provea la información integrada en un sólo sistema de las distintas áreas de la empresa, finanzas, operaciones, logística y recursos humanos. Con lo cual los directivos de la empresa dispondrán de las herramientas para tomar mejores decisiones puesto que los responsables de cada una de las áreas revisa y analiza la misma información que ve su jefe o nivel superior.


Independientemente del software que se decida implementar, se tienen que dimensionar las necesidades de la empresa y en este análisis, determinar que procesos se pueden mejorar y hacer más ágil el flujo de información, ya sea que la empresa vaya a llevar a acabo la implementación del ERP con apoyo de consultores externos o con recursos propios es muy importante plantearse que actividades o trámites pueden simplificarse o eliminarse sin que se pierdan controles de seguridad, calidad del producto o servicio y atención al cliente. Si se cumple con esta parte del proyecto correctamente la organización obtendrá un ERP que permitirá que el personal se dedique a sus funciones productivas, completamente sin distraerse en labores administrativas, ya que contará con los reportes para identificar cualquier variación.


Para la implementación del ERP, la colaboración del personal como parte activa en la identificación y promoción de nuevas formas de trabajo que ayuden a reducir costos y gastos, es el factor que garantizará el éxito de la empresa. Sin embargo para lograr esta colaboración se requiere haber hecho previamente un trabajo de manejo del cambio en el personal que se identifique como promotor de la optimización de los procesos de la organización. En un entorno de crisis como el actual es muy importante que el personal alinee sus esfuerzos con los de la empresa siempre buscando la rentabilidad del negocio y asegurando la sobrevivencia del mismo, ya que de existir el temor de perder el empleo por proponer una mejora en los procesos, sólo llevará al estancamiento y a perder competitividad la organización y al final de cuentas el trabajador perderá su empleo.


Por ser la integración de ambos proyectos lo que determinará si hay éxito o no en la organización desde la fase de análisis y planeación se deben integrar ambos proyectos, con lo cual se evitarán dudas o malos entendidos del personal que sólo verá un proyecto de implementación de ERP con objetivos específicos de optimización de procesos. Sin duda llevar a cabo este proyecto requiere de mucha experiencia y trabajo de planeación, sin embargo esta exploración de oportunidades le permitirá a la organización implementar estrategias muy exitosas de estandarización de procesos, reducción de costos y gastos, asegurando la rentabilidad de la empresa en el largo plazo.
CP Bulmaro Crespo